Privacy-verklaring

Alkmaarsche Mixed Hockey Club

PRIVACYVERKLARING, versie 1: april 2018

Deze privacyverklaring dient als aanvulling op de statuten en mag dus nooit in strijd zijn met deze statuten. In deze verklaring worden die onderwerpen geregeld van de vereniging, die in deze statuten niet of niet volledig zijn geregeld. Verder geldt dat ieder regelement van de vereniging niet in strijd mag zijn met de wet, ook waar deze geen dwingend recht bevat, en deze statuten.

Deze privacyverklaring wordt door de Algemene Leden Vergadering (ALV) vastgesteld. 

ALGEMEEN:

De Alkmaarsche Mixed Hockey Club (AMHC) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. AMHC houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: 

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren. 

Als AMHC zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens [email protected].

VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS: 
Uw persoonsgegevens worden door AMHC verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden: 

• Administratieve doeleinde zoals lidmaatschap, teamindelingen, ledenadministratie, contributieheffing of andere heffingen;
• Informatie verstrekking en uitnodigen voor bijvoorbeeld bijeenkomsten;
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht. 

Grondslag voor deze persoonsgegevens is: 

• De overeengekomen opdracht; 

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan AMHC de volgende persoonsgegevens van u vragen: 

• Naam/ voorletters/ tussenvoegsel
• Adres
• Postcode
• Plaats
• Land
• Woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geslacht
• Geboortedatum
• Overlijdensdatum
• Bankrekeningnummer
• Inloggegevens (gebruikersnaam/wachtwoord)
• Tak van sport
• Lidmaatschapsnummer
• KNHBnummer
• School kind
• Sector beroep (ouders/verzorgers)
• Vrijwilligersfunctie
• Hockey-ervaring
• Sportspecifieke diploma’s
• Betalingsfrequentie 

 Uw persoonsgegevens worden door AMHC opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: 

• Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

• Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen. 

Grondslag voor deze persoonsgegevens is: 

• Het inschrijving formulier Nieuwsbrief;

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• E-mailadres. 

Uw persoonsgegevens worden door AMHC opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: 

• Gedurende de periode dat men aangemeld is. 

Verwerking van persoonsgegevens van trainers en medewerkers 
Persoonsgegevens van Medewerkers worden door AMHC verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): 

• Uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst. 

Grondslag voor deze persoonsgegevens is: 

• De arbeidsovereenkomst. 

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan AMHC de volgende persoonsgegevens van u vragen: 

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geboortedatum;
• Salarisgegevens;
• Kopie ID;
• BSN-nummer;
• Bankgegevens. 

Uw persoonsgegevens worden door AMHC opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode: 

• Gedurende de periode dat men een contract heeft en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Deze opt-out mogelijkheid is niet van toepassing op algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop Gebruiker niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd. Leden kunnen zelf hun foto toevoegen op website en/of app ten behoeve van identificatie.

Verstrekking aan derden 
De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor: 

• Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
• Het verzorgen van de (financiële) administratie;
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
• Het verzorgen van informatie met betrekking tot wedstrijden via LISA,
  LISA deelt data met:
• de KNHB (en het Digitaal Wedstrijd Formulier)
• Clubcollect / Inning van contributies
• Mailchimp / nieuwsbriefmodule
• Twinfield / boekhoud-koppeling
• le Credit Sportif / kassa-systemen
• Hockeypraktijk / instrument voor trainers/coaches 
• Hockeyfactory /instrument voor trainers/coaches
• Theodoor /instrument voor trainers/coaches
• Drillster / ivm examen arbitrage  

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU 
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen  
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn 
AMHC bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.  

Beveiliging 
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen; 

• Alle personen die namens AMHC van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. 

Rechten omtrent uw gegevens 
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mochten wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten 
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen 
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

• Almaarsche Mixed Hockey Club (AMHC)
• Bezoekadres: Olympiaweg 12, 1816 MJ ALKMAAR
• Postadres: Postbus 3060, 1801 GB ALKMAAR
• [email protected]